Términos y Condiciones

POLÍTICAS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS HOTELEROS - ÚNICO ACUERDO

EL CLIENTE manifiesta que cualquier acuerdo verbal o escrito anterior a la firma de documentos oficiales con Operadora Hotel Mocawa Plaza S.A.S y que verse sobre los mismos y sus objetos de contrato, no tiene validez alguna, y por tanto no produce efectos jurídicos entre las partes. Este documento sólo podrá ser modificado por acuerdo escrito de las partes. En consecuencia, EL CLIENTE reconoce haber leído, aceptado y comprendido el documento de Políticas de Prestación de Servicios Hoteleros con Operadora Hotel Mocawa Plaza SAS, y acepta estar obligado por sus términos y condiciones. Las partes convienen que el documento contiene el total y exclusivo acuerdo celebrado entre ellas, incluyendo todas las propuestas, acuerdos verbales y/o escritos.

1. Todo huésped, nacional o extranjero, debe presentar según corresponda: el pasaporte, documento extranjero, cédula extranjera, cédula nacional en físico. En caso de no presentarlos el Hotel Mocawa Plaza no podrá continuar con el proceso de registro y alojamiento.
2. Todo menor de edad deberá presentar registro civil de nacimiento hasta los 7 años, de los 7 años en adelante pueden registrarse con la tarjeta de identidad.
3. Todo menor de edad que no se registre con sus padres o representante legal, deberá presentar completamente diligenciado el formato de AUTORIZACIÓN DE INGRESO DE MENORES AL HOTEL EN COMPAÑÍA DE TERCEROS,  expedido por el Hotel Mocawa Plaza (Clic aquí para descargar) y autenticado en notaria, fotocopia de la cédula de ambos padres, fotocopia del registro civil del menor y fotocopia de la cédula de la persona autorizada con la que ingresará al hotel.
4. Para personas con nacionalidad venezolana solo se podrán registrar con el permiso protección temporal PPT.

• No se aceptan fotocopias y/o fotos de pasaportes.
• No se acepta el Passport Card como un registro para el establecimiento.
• Toda la información suministrada podrá ser consultada en la Ley 43 de 1993 Art. 22 y en el Decreto 1067 de 2015.

• CONDICIONES DE RESERVA.

IMPORTANTE: Las habitaciones y/o salones serán asignadas de acuerdo a la disponibilidad del hotel al momento de la confirmación del grupo y/o evento, lo que no contempla las preferencias en cuanto a la vista y piso de la habitación y/o salón. El CLIENTE deberá entregar al HOTEL el listado de huéspedes con al menos quince (15) días calendario de anticipación a la fecha del evento o el ingreso de los huéspedes al HOTEL. En caso de no entregar el listado o entregarlo fuera del término antes descrito el HOTEL no se hará responsable por el ingreso de personas no autorizadas por el CLIENTE, ni por los consumos adicionales que estas llegaren a realizar, los cuales deberán ser asumidos por el CLIENTE. En el caso que los huéspedes sean extranjeros se deben aportar copia de los pasaportes con al menos diez (10) días calendario de anticipación a la fecha del evento o el ingreso de los huéspedes al HOTEL. Se debe informar en el envío del rooming list, las restricciones alimenticias de los asistentes, así como la acomodacion de habitaciones, de acuerdo a información enviada antes del evento.

• CHECK IN / CHECK OUT:

Por norma general la hora de entrada al hotel es a las 3:00 p.m. y la hora de salida de las habitaciones es a la 1:00 p.m. Se entregarán las habitaciones a partir de las 3:00 p.m.

Salones para eventos: Los horarios contratados para la realización de eventos es de las 8:00 a.m. a 6:00 p.m., Salones o Espacios para fiestas de cierre y/o apertura: Los horarios de uso de espacio para este fin: desde las 6:00 pm y hasta máximo las 12:00 am. EL CLIENTE se compromete a entregar las habitaciones y/o los espacios del hotel en los horarios estipulados, si se hace uso de estos espacios en horarios adicionales, EL HOTEL podrá realizar cobro por este concepto, y están sujetos a autorización previa de la gerencia.

• SALIDA ANTICIPADA Y NO SHOW

En el evento de anticipar la salida del hotel en una fecha antes a la reservada inicialmente, EL CLIENTE debe informar 72 horas antes para el no cobro, de lo contrario el HOTEL cobrará penalidad equivalente al 100% de la primera noche más IVA, exceptuando los eventos de caso fortuito, calamidad doméstica o fuerza mayor.

• POLÍTICAS DE PAGO

Una vez confirmado el evento se establecerán los siguientes tiempos límites:

Grupos de 60 días o más                                                                             

• • Depósito del 30%, 8 días después de la confirmación.
  • Saldo total, 15 días antes de la fecha de ingreso al hotel.

Grupos con menos de 45 días                                                                                

• • Depósito del 30%, 8 días después de la confirmación.
  • Saldo total, 8 días antes de la fecha de ingreso al hotel.

Grupos con menos de 20 días                                                                                

• • Depósito del 30%, 3 días después de la confirmación.
  • Saldo total, 5 días antes de la fecha de ingreso al hotel.
  • POLÍTICAS DE CANCELACIÓN Y DISMINUCIÓN

Para reservas de 14 habitaciones o menos:                                                                      

Reservas confirmadas que no se presenten en el hotel o sean canceladas menos de 72 horas antes de la llegada del pasajero, estarán sujetas a un cargo por concepto de No Show correspondiente al valor de la primera noche de alojamiento.

EVENTOS O GRUPOS > 60 días de anticipación                                                                 

• • Tiempo límite de confirmación 45 días antes de la llegada del evento.
  • Entre 60 y 45 días de anticipación a la llegada del evento:
  • Disminución: Hasta del 50% del total de habitaciones.
  • Cancelación: Penalidad de la 1era noche de las reservas canceladas. Y/o Penalidad del 10% del monto cancelado del evento.
  • Entre 44 y 30 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Disminución: Hasta del 40% del total de habitaciones.
  • Cancelación: Penalidad de la 1era noche de las reservas canceladas. Y/o Penalidad del 20% del monto cancelado del evento.
  • Entre 29 y 20 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Disminución: Hasta del 30% del total de habitaciones.
  • Cancelación: Penalidad de la 1era noche de las reservas canceladas. Y/o Penalidad del 40% del monto cancelado del evento.
  • Entre 19 y 15 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Disminución: Hasta del 10% del total de habitaciones.
  • Cancelación:  Penalidad de 75% de todas las reservas. Y/o Penalidad del 50% del monto cancelado del evento.
  • Menos de 14 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Penalidad del 100% del valor del total de reservas y/o evento.

EVENTOS O GRUPOS > 45 días de anticipación                                                                 

• • Tiempo límite de confirmación 30 días antes de la llegada del evento.
  • Entre 45 y 30 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Disminución: Hasta del 50% del total de habitaciones.
  • Cancelación: Penalidad de la 1era noche de las reservas canceladas. Y/o Penalidad del 10% del monto cancelado del evento.
  • Entre 29 y 20 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Disminución: Hasta del 40% del total de habitaciones.
  • Cancelación: Penalidad de la 1era noche de las reservas canceladas. Y/o Penalidad del 20% del monto cancelado del evento.
  • Entre 19 y 15 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Disminución: Hasta del 30% del total de habitaciones.
  • Cancelación: Penalidad de la 1era noche de las reservas canceladas. Y/o Penalidad del 40% del monto cancelado del evento.
  • Entre 14 y 8 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Disminución: Hasta del 10% del total de habitaciones.
  • Cancelación: 75% de todas las reservas. Y/o Penalidad del 50% del monto cancelado del evento.
  • Menos de 8 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Penalidad del 100% del valor del total de reservas y/o evento.

EVENTOS O GRUPOS < 20 días de anticipación                                                                 

• • Tiempo límite de confirmación 15 días antes de la llegada del evento.
  • Entre 20 y 15 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Disminución: Hasta del 50% del total de habitaciones.
  • Cancelación: Penalidad de la 1era noche de las reservas canceladas. Y/o Penalidad del 10% del monto cancelado.
  • Entre 14 y 10 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Disminución: Hasta del 40% del total de habitaciones.
  • Cancelación: Penalidad de la 1era noche de las reservas canceladas. Y/o Penalidad del 30% del monto cancelado.
  • Entre 9 y 5 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Disminución: Hasta del 30% del total de habitaciones.
  • Cancelación: Penalidad de la 1era noche de las reservas canceladas. Y/o Penalidad del 60% del monto cancelado.
  • Menos de 5 días de anticipación a la llegada del evento.
  • Penalidad del 100% del valor del toral de reservas y/o evento.

 

• POLÍTICAS DE CAMBIO DE FECHAS

Se podrán realizar ajustes de fecha así:

EVENTOS O GRUPOS > 60 días de anticipación a la fecha de llegada

• • Cambio de fecha dentro del mismo mes: No genera cobro de penalidad.
  • Cambio de fecha entre 1 y 3 meses: No genera cobro de penalidad.
  • Cambio de fecha entre 3 y 6 meses: No genera cobro de penalidad.
  • EVENTOS O GRUPOS > 45 días de anticipación a la fecha de llegada.
  • Cambio de fecha dentro del mismo mes: No genera cobro de penalidad.
  • Cambio de fecha entre 1 y 3 meses: Penalidad del 50% de la 1era noche de las reservas.
  • Cambio de fecha entre 3 y 6 meses: Penalidad 70% de la 1era noche de las reservas. Y/o Penalidad del 10% del monto cancelado del evento.

EVENTOS O GRUPOS < 20 días de anticipación a la fecha de llegada

• • Cambio de fecha dentro del mismo mes: No genera cobro de penalidad.
  • Cambio de fecha entre 1 y 3 meses: Penalidad del 70% de la 1era noche de las reservas.
  • Cambio de fecha entre 3 y 6 meses: Penalidad 100% de la 1era noche de las reservas. Y/o Penalidad del 20% del monto cancelado del evento.

 

• POLÍTICA DE CAMBIOS

Adicionales: En caso que se presenten personas adicionales y sobrepase el número garantizado al momento de firmar una cotización,  el  hotel  está  en  capacidad  de  atender  hasta  un  10%  más  del  número  de  asistentes  garantizados,  de acuerdo a lo convenido, y según disponibilidad del hotel; el cobro se hará sobre los valores pactados por el hotel con el cliente.

Cambios: El cliente se compromete a garantizar  un  número definitivo de personas para alimentación y las variaciones en cuanto a estas cantidades se reciben hasta diez (10) días hábiles antes de la fecha de llegada del grupo, teniendo en cuenta hasta un 10% más del número de asistentes garantizados; de lo contrario se cobrará penalidad de 10% sobre el valor del evento por cambios fuera de tiempo, cambios durante el desarrollo del evento ya sea en montajes, alimentos y bebidas y/o alojamiento en acomodaciones de habitaciones.

Alimentación: El  cliente  se  compromete  a  elegir  la  alimentación  con  un  plazo  máximo  de  quince  (15)  días  de  antelación  al  evento;  de  lo contrario  se  entenderá  que  se  acogen  a  lo  sugerido  por  el   chef  del   hotel,  los  cuales  podrán  diferir  de  los  acordados anteriormente.

Consumos: Los consumos de minibar, lavandería, llamadas telefónicas, alimentos, bebidas y demás servicios adicionales que no están incluidos dentro de los servicios descritos en LA COTIZACIÓN, serán facturados por el HOTEL directamente a los huéspedes, quienes deberán pagarlos al momento del check-out o salida del hotel. En todo caso, el CLIENTE se obliga solidariamente con los huéspedes frente al  pago de las obligaciones que se  constituyan  por  consumos  adicionales,  evento  en  el  cual  el  HOTEL  los cobrará  y  facturará  directamente  al  CLIENTE.  Para efecto de lo establecido anteriormente, cada huésped al momento del ingreso al hotel (check- in) deberá firmar un voucher como garantía de pago, esto se debe comunicar a los asistentes de manera previa por el cliente.

• USO ANTICIPADO Y EXTENDIDO DE INSTALACIONES Y SERVICIOS DEL HOTEL

Personas llegando antes de la hora de Check-in, se debe informar con un mínimo de 2 horas al hotel para contar con el personal óptimo para la prestación del servicio. Se debe informar si requieren extensión de reserva y/o alargue de estadía. Por compromisos con otras empresas y huéspedes, agradecemos que el horario de utilización establecido en la confirmación del evento sea respetado. De esto depende en gran parte que el hotel pueda prestar el mejor servicio, tenga en cuenta que podrá ser su evento el que inicie.

• • Horario restaurante: 5:00 am a 10:00 pm (Horario extendido con solicitud previa de 24 horas)
  • Horario enfermería: 8:00 am a 4:30 pm (Horario extendido con solicitud previa de 24 horas)
  • Horarios salones: Los horarios contratados para la realización de eventos serán desde 8:00 a.m. hasta 6:00 p.m., salones o Espacios para fiestas de cierre y/o apertura: Los horarios de uso de espacio para este fin:  desde las 6:00 pm y hasta máximo las 12:00 am.

 

• FORMAS DE PAGO
  • Por favor abstenerse de aplicar retención en la fuente (Se adjunta documento soporte NORMA PATRIMONIO AUTONOMO)
  • Transferencia Bancaria Hotel Mocawa Plaza: Cuenta Corriente Davivienda Operadora Mocawa Plaza SAS 136769996119 Nit. 901.165.222-5.
  • Tarjeta de crédito.
  • A través de link de pago de ePayCo y PayU.
• CRÉDITOS

Todo cupo de crédito que requiera EL CLIENTE para el pago diferido del valor total descrito en LA COTIZACIÓN deberá ser estudiado y aprobado previamente por el Jefe del Departamento Contable de la Operadora Hotel Mocawa Plaza S.A.S para lo cual el CLIENTE deberá presentar una solicitud ante esas Jefaturas llenando los requisitos exigidos.

• RESPONSABILIDAD DEL HOTEL

La responsabilidad del HOTEL está supeditada a lo dispuesto para el efecto por las normas mercantiles.  El HOTEL solo se hace responsable de los elementos entregados bajo recibo por el CLIENTE y los huéspedes para su custodia. El HOTEL podrá negarse a recibir la custodia de objetos de cuantioso valor o excesivamente voluminosos. El HOTEL no es responsable de la pérdida de ningún objeto o elemento de valor dejado por los huéspedes en las habitaciones, toda vez que existen cajillas de seguridad a disposición de los huéspedes para guardar dinero y demás objetos de valor. El HOTEL tampoco es responsable de la pérdida de objetos o elementos de valor dejados en los salones objeto de este contrato u otros ambientes del establecimiento, por lo cual es responsabilidad exclusiva del CLIENTE tomar las medidas de cuidado necesarias, haciendo la debida advertencia a los huéspedes y lo demás que crea conveniente para la custodia y/o cuidado de sus pertenencias. En el caso del parqueadero, la única responsabilidad del HOTEL es la custodia del vehículo junto con sus elementos componentes, por lo que no se deben dejar elementos de valor dentro de los vehículos. En caso de solicitar custodia de elementos diferentes al vehículo, se debe hacer la solicitud de custodia en la recepción del HOTEL.

• CLÁUSULA SOBRE LA ESCNNA

Las partes conjuntamente declaran que rechazan cualquier clase de explotación sexual comercial de los niños, niñas y adolescentes (ESCNNA), reconociendo, implementando y apoyando las medidas necesarias para la         prevención de la ESCNNA. En consecuencia, en todas las actividades y/u operaciones de las partes, así como las que deban desarrollarse en virtud del Contrato, se implementarán las medidas necesarias para evitar que los menores sean expuestos para el comercio sexual y se denunciará ante la autoridad respectiva cualquier comportamiento en el que pueda derivarse o exista sospecha de actividad relacionada con la ESCNNA, igualmente las partes se obligan a adoptar las medidas necesarias para impedir que sus trabajadores, dependientes o intermediarios, ofrezcan orientación turística o contacto sexual con menores de edad.

• RESPONSABILIDAD POR DAÑOS MATERIALES

En caso de daños causado en los salones o instalaciones prestadas durante el desarrollo del evento, el hotel contratará directamente con sus proveedores el arreglo o mantenimiento que requiera hacerse en sus instalaciones frente a un daño. El costo del arreglo será cobrado al cliente en la liquidación del evento. En ciertas ocasiones el hotel podrá autorizar al cliente para que contrate directamente con el proveedor o contratista que hará el arreglo o mantenimiento, pero en todo caso bajo la coordinación del Hotel y con entrega a conformidad del mismo.

• CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR

En caso de presentarse circunstancias de caso fortuito o fuerza mayor, como problemas con los servicios públicos, daños en las instalaciones del HOTEL causados por tormentas, temblores, terremotos, motines, asonadas, huelgas, paros laborales u otros casos graves no previsibles ni resistibles que impidan al HOTEL el cumplimiento de este contrato, el HOTEL únicamente estará obligado a devolver al CLIENTE una suma dinero equivalente al valor de los servicios no prestados.

• CESIÓN DEL CONTRATO Y MODIFICACIONES

Ninguna de las partes podrá ceder total o parcialmente el contrato a menos que exista autorización escrita de la otra parte. Cualquier modificación y/o adición que se realice al contrato y/o sus anexos deberá constar por escrito, firmado por las partes.

• IMPUESTOS

Serán a cargo del CLIENTE el valor de todos los impuestos que se generen en virtud del contrato conforme con LA COTIZACIÓN y cuya responsabilidad no esté legalmente a cargo del HOTEL.

• OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CLIENTE

Como quiera que el CLIENTE ha celebrado el contrato con el HOTEL para poner a su disposición servicios hoteleros descritos en LA COTIZACIÓN, para el desarrollo del evento promovido por el CLIENTE, este se obliga a poner en conocimiento de los asistentes al mismo, las características de los servicios contratados y las obligaciones contraídas en virtud del contrato. En el caso en el que el CLIENTE contrátese servicios complementarios con terceros diferentes al HOTEL, el CLIENTE se obliga a verificar en todo momento que dichos terceros cumplan con las obligaciones laborales determinadas por la legislación vigente y que se encuentren él y sus dependientes afiliados al sistema integral de seguridad social (AFP, ARL, EPS, etc.). En caso contrario, el HOTEL se reserva el derecho de admisión de los terceros que no cumplan con los requisitos de ley.

• CONFIDENCIALIDAD

EL CLIENTE se compromete a mantener, y a hacer mantener por parte de sus empleados, en estricta confidencialidad, toda y cualquier Información Confidencial que llegue a su conocimiento como resultado de los Servicios. En ningún caso, el CLIENTE o sus empleados podrán (a) exhibir, divulgar, publicar o reproducir de cualquier manera la Información Confidencial, (b) utilizar la Información Confidencial en interés propio o ajeno, (c) mencionar o entregar la Información Confidencial a terceras personas y (d) utilizar la Información Confidencial para adelantar relaciones similares a las del presente Contrato con terceros. Las obligaciones adquiridas en virtud de esta cláusula se extienden hasta por dos (2) años contados a partir de la terminación de este Contrato. Entiéndase por “Información Confidencial” todos los procesos, métodos de operación, datos, recursos, gráficas, información visual, verbal o escrita, procedimientos, ideas, planos, diseños, fórmulas, cálculos, estrategias de mercado, precios, contratos, nombres y datos de clientes del HOTEL.

• PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

EL CLIENTE manifiesta bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la suscripción del contrato, que los recursos que componen su patrimonio no provienen de lavado de activos, financiación del  terrorismo, narcotráfico, captación  ilegal  de dineros  y  en  general  de  cualquier  actividad  ilícita;  de  igual  manera  manifiesta  que  los  recursos  entregados  o  que  llegare  a entregar como contraprestación por los servicios ofrecidos por EL HOTEL, provienen de actividad lícita. Para efectos de lo anterior, EL  CLIENTE  autoriza  expresamente  al  HOTEL,  para  que  consulte  los listados,  sistemas de  información  y  bases de  datos a  los que haya  lugar  y  de  encontrar  algún   reporte,  el   HOTEL  procederá  a  adelantar  las  acciones   contractuales  y/o   legales  que correspondan. EL CLIENTE se obliga a realizar todas las actividades o gestiones necesarias, encaminadas a asegurar que sus socios, administradores, contratistas, clientes, proveedores, empleados, etc., y/o los recursos de estos, no se encuentren  relacionados o provengan de actividades ilícitas, particularmente, de las anteriormente enunciadas.

• COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

Compromiso AFAC: Las Partes garantizan que toda su actividad será desarrollada dentro del marco jurídico, el profesionalismo, la ética, y se obligan a no pagar y no dar dinero o ninguna otra ventaja económico-monetaria o de incentivos personales, o con valor  económico,  a  los  funcionarios  o  empleados  públicos  o  de  gobierno  nacional  o  extranjero  con  el  fin  de:  (i)  obtener  un beneficio ilícito, (ii) garantizar o asegurar negocios o ventas a las entidades públicas o recibir el pago de las deudas generadas por tales ventas, (iii) influir sobre cualquier  acto  o decisión  de un  funcionario público,  partido político,  candidato o  colaborador del partido,  (iv)  inducir  un  funcionario  público,  partido  político,  candidato  o  colaborador  del  partido  a  realizar  o  dejar  de  realizar cualquier acto en violación de sus deberes legales, (v) garantizar cualquier ventaja indebida, o (vi) inducir un funcionario público, partido político, candidato o colaborador del partido a usar su influencia con el gobierno o dependencia del mismo para afectar o influir en cualquier acto o decisión de tal gobierno u organismo, con el fin de asistir a cualquiera de las Partes y obtener, retener o dirigir un negocio hacia cualquier persona.

"Asimismo, las Partes se obligan a no realizar ninguna práctica corrupta. Considerando todo lo anterior, las Partes se liberan entre sí de toda la responsabilidad derivada de cualquier incumplimiento al ordenamiento jurídico, al profesionalismo y a la ética.

Igualmente, las Partes declaran que no tienen conocimiento que otras personas realicen directa o indirectamente pagos, regalos o gastos de entretenimiento con el fin de obtener un beneficio ilícito como contraprestación, a ningún cliente, oficial o funcionario de gobierno nacional o extranjero, administradores o empleados de la otra Parte, de manera contraria a las leyes aplicables, incluyendo, pero sin limitarse a la Ley 1474 de 2011 y Ley 1778 de 2016, así como la Ley Americana de Prácticas Corruptas en el Extranjero, y, cuando corresponda, a la legislación promulgada por los estados miembro y signatarios que implementen el OECD (Convención que Combate el Soborno de los Funcionarios Extranjeros), y deberá cumplir con todas las leyes, regulaciones, ordenanzas y reglas relevantes en relación al soborno y la corrupción. Nada en este contrato responsabilizará a las Partes o a cualquiera de sus vinculadas para reembolsar a la otra Parte dádivas como las que aquí se describen. Cualquier violación a cualquiera de las obligaciones contenidas en esta cláusula por una Parte puede ser considerada por la otra como un incumplimiento, por lo que ésta tendrá derecho a terminar el correspondiente contrato con efecto inmediato y sin perjuicio de cualquier derecho o reparación que sea procedente. La Parte que llegase a transgredir lo estipulado en la presente cláusula deberá indemnizar a la otra, sin ninguna limitación, por todo perjuicio ocasionado."